DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Datenschutzerklärung für den Hinweisgeber – Whistleblower – zur Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten

(gemäß Art. 13–14 der EU-Verordnung 2016/679 – DSGVO)

Sehr geehrte(r) Interessent(in), gemäß der EU-Verordnung 2016/679, im Folgenden „DSGVO“ genannt, möchten wir Sie hiermit darüber informieren, dass die genannte Verordnung den Schutz der betroffenen Personen im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten vorsieht. Diese Verarbeitung erfolgt nach den Grundsätzen der Korrektheit, Rechtmäßigkeit, Transparenz sowie des Schutzes Ihrer Privatsphäre und Ihrer Rechte.

Ihre personenbezogenen Daten werden gemäß den gesetzlichen Bestimmungen der oben genannten Rechtsvorschriften sowie den Vertraulichkeitsverpflichtungen verarbeitet, die für die Verarbeitung Ihrer über das Meldesystem – Whistleblowing – übermittelten personenbezogenen Daten gelten.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung: ETAFELT SRL – Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: 00517960019 – Sitz der Gesellschaft: Corso Piemonte Nr. 66 – 10099 SAN MAURO TORINESE – E-Mail: info@etafelt.it

Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten: Das Meldesystem – Whistleblowing erfasst ausschließlich, sofern diese bereitgestellt werden, allgemeine Identifikationsdaten wie personenbezogene Daten (Vorname, Nachname) sowie Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummer), die in der Meldung enthalten sind, in der die betroffene Person (im Folgenden als „Meldender“ oder „Whistleblower“ bezeichnet) gegebenenfalls besondere Daten und/oder strafrechtliche Daten mitteilen kann.

Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Ihre Daten werden insbesondere zu Zwecken verarbeitet, die mit der Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (Gesetzesdekret 24/2023 und Gesetz 179/2017) zusammenhängen um die Durchführung der Ermittlungsmaßnahmen zu ermöglichen, die zur Bewertung von Meldungen über Verstöße gegen interne und/oder externe Vorschriften erforderlich sind, die im Ethikkodex, im gegebenenfalls geltenden Modell 231 und in den anwendbaren Rechtsvorschriften enthalten sind.

Art der Datenverarbeitung. Die Datenverarbeitung erfolgt nach dem Grundsatz der Datenminimierung durch befugte, offiziell benannte und entsprechend geschulte Personen und wird unter Einsatz von IT- und Telekommunikationssystemen durchgeführt, um die Sicherheit, die Integrität und die Vertraulichkeit der erhobenen Daten unter Einhaltung der organisatorischen, physischen und logischen Maßnahmen, die in den geltenden Vorschriften vorgesehen sind.

Das Meldesystem – Whistleblowing gewährleistet in jeder Phase die Vertraulichkeit des Inhalts der Meldung sowie der Identität des Hinweisgebers, die ohne dessen ausdrückliche Zustimmung nicht an andere Personen als diejenigen weitergegeben werden darf, die gemäß den Artikeln 29 und 32, Absatz 4 der DSGVO, auch durch den Einsatz verschlüsselter Kommunikation, mit Ausnahme der Fälle, in denen (I) sich die Meldung als unbegründet erweist und ausschließlich zum Zweck der Schädigung der gemeldeten Person oder aufgrund grober Unachtsamkeit, Fahrlässigkeit oder Unerfahrenheit des Hinweisgebers erfolgt ist; (II) die Anonymität rechtlich nicht durchsetzbar ist (z. B. bei strafrechtlichen Ermittlungen, Inspektionen durch Aufsichtsbehörden usw.); (III) in der Meldung Tatsachen offengelegt werden, die, auch wenn sie außerhalb des Unternehmensbereichs liegen, eine Meldung an die Justizbehörden erforderlich machen (z. B. Straftaten im Zusammenhang mit Terrorismus, Spionage, Anschlägen usw.).

Jede Datenverarbeitung erfolgt unter Einhaltung der in den Artikeln 6 und 32 der DSGVO festgelegten Modalitäten und unter Anwendung der vorgesehenen angemessenen Sicherheitsmaßnahmen.

Kategorien der Empfänger personenbezogener Daten. Ihre Daten werden ausschließlich von Mitarbeitern verarbeitet, die vom Verantwortlichen ausdrücklich dazu ermächtigt wurden, sowie insbesondere von den benannten Empfängern (Whistleblowing).

Weitergabe: Ihre personenbezogenen Daten werden in keiner Weise weitergegeben.

Aufbewahrungsfrist. Wir weisen Sie darauf hin, dass unter Beachtung der Grundsätze der Rechtmäßigkeit, der Zweckbindung und der Datenminimierung gemäß Art. 5 der DSGVO die Meldungen und die dazugehörigen Unterlagen so lange aufbewahrt werden, wie dies für die Bearbeitung der Meldung erforderlich ist, jedoch nicht länger als fünf Jahre ab dem Datum der Mitteilung desendgültigen Ergebnis des Meldeverfahrens, unter Einhaltung der Vertraulichkeitspflichten gemäß Artikel 12 des Gesetzesdekrets Nr. 24 von 2023. Darüber hinaus werden Ihre Daten nur so lange aufbewahrt, wie es zur Erreichung der Zwecke, für die sie erhoben und verarbeitet werden, erforderlich ist, und unter Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen.

Sie haben das Recht, vom Verantwortlichen die Löschung (Recht auf Vergessenwerden), die Einschränkung, die Aktualisierung, die Berichtigung, die Datenübertragbarkeit sowie den Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen; darüber hinaus können Sie generell alle in den Artikeln 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21 und 22 der DSGVO vorgesehenen Rechte ausüben.

Rechte der betroffenen Person

Als betroffene Person haben Sie das Recht, eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob personenbezogene Daten über Sie vorliegen oder nicht – auch wenn diese noch nicht gespeichert sind –, diese in verständlicher Form mitgeteilt zu bekommen sowie das Recht, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzureichen.

Sie haben ferner das Recht, Auskunft über die Herkunft der personenbezogenen Daten, die Zwecke und Modalitäten der Verarbeitung sowie die Logik zu erhalten, die bei einer mit Hilfe elektronischer Mittel durchgeführten Verarbeitung angewandt wird, die Identifikationsdaten des Verantwortlichen, der Auftragsverarbeiter und des gemäß Artikel 5 Absatz 2 benannten Vertreters sowie die Personen oder Personengruppen, denen die personenbezogenen Daten übermittelt werden können oder die in ihrer Eigenschaft als benannter Vertreter im Staatsgebiet, als Auftragsverarbeiter oder als Beauftragte davon Kenntnis erlangen können.

Die betroffene Person hat darüber hinaus das Recht auf Aktualisierung, Berichtigung und Ergänzung der Daten; die Löschung, die Anonymisierung oder die Sperrung von Daten, die unter Verstoß gegen geltendes Recht verarbeitet wurden, einschließlich solcher Daten, deren Aufbewahrung für die Zwecke, für die die Daten erhoben und/oder verarbeitet wurden, nicht erforderlich ist; sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Die betroffene Person hat das Recht, aus berechtigten Gründen ganz oder teilweise der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten zu widersprechen, auch wenn diese für den Zweck der Erhebung relevant sind; ebenso hat sie das Recht, der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke der Zusendung von Werbematerial, des Direktverkaufs, der Durchführung von Marktforschungen oder der kommerziellen Kommunikation zu widersprechen.