DATENSCHUTZPOLITIK

Informationen für Whistleblower über die Verarbeitung ihrer persönlichen Daten

(ex Art. 13-14 EU Reg. 2016/679 – GDPR)

Sehr geehrte betroffene Person, gemäß und in Übereinstimmung mit der EU-Verordnung 2016/679, im Folgenden „DSGVO“ genannt, möchten wir Sie darüber informieren, dass die vorgenannte Gesetzgebung den Schutz der betroffenen Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten vorsieht. Eine solche Verarbeitung wird auf den Grundsätzen der Korrektheit, Rechtmäßigkeit, Transparenz und des Schutzes Ihrer Privatsphäre und Ihrer Rechte beruhen.

Ihre persönlichen Daten werden in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen der oben genannten Gesetzgebung und den Vertraulichkeitsverpflichtungen verarbeitet, die für die Verarbeitung Ihrer über das Whistleblowing-Portal bereitgestellten persönlichen Daten vorgesehen sind.

Inhaber der Datenverarbeitung: ETAFELT SRL – MwSt.-Nr.: 00517960019 – Firmensitz: Corso Piemonte n. 66 – 10099 SAN MAURO TORINESE – mail info@etafelt.it

Kategorien verarbeiteter personenbezogener Daten: Das Whistleblowing-Portal sammelt ausschließlich die in der Meldung enthaltenen allgemeinen Identifizierungsdaten wie persönliche Daten (Vorname, Nachname), Kontaktdaten (E-Mail, Telefon), innerhalb derer die betroffene Person (auch als „Whistleblower“ bezeichnet) spezielle Daten und/oder gerichtliche Daten mitteilen kann.

Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Ihre Daten werden insbesondere zu den Zwecken verarbeitet, die mit der Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (Gesetzesdekret 24/2023 und Gesetz 179/2017) verbunden sind, um die Verwaltung der Untersuchungstätigkeiten zu ermöglichen, die für die Bewertung von Berichten über Verstöße gegen interne und/oder externe Regeln erforderlich sind, die im Ethikkodex, im Modell 231 (falls vorhanden) und in den geltenden Vorschriften enthalten sind.

Methoden der Verarbeitung. Die Datenverarbeitung erfolgt nach dem Grundsatz der Minimierung durch befugte, förmlich benannte und entsprechend geschulte Personen und wird durch den Einsatz von EDV- und Telematikunterstützung so durchgeführt, dass die Sicherheit, Integrität und Vertraulichkeit der erfassten Daten unter Einhaltung der in den geltenden Bestimmungen vorgesehenen organisatorischen, physischen und logischen Maßnahmen gewährleistet ist.

Das Whistleblowing-Portal garantiert in allen Phasen die Vertraulichkeit des Inhalts der Meldung und der Identität der meldenden Person, die ohne ihre ausdrückliche Zustimmung nicht an andere Personen als die Personen weitergegeben werden darf, die gemäß Artikel 29 und 32(4) der DSGVO befugt sind, Meldungen entgegenzunehmen oder weiterzuverfolgen, auch nicht durch die Verwendung verschlüsselter Kommunikation, außer in Fällen, in denen (I) die Meldung unbegründet ist und allein zu dem Zweck erfolgt, der gemeldeten Person zu schaden, oder aufgrund von schwerer Unvorsichtigkeit, Fahrlässigkeit oder Unerfahrenheit der meldenden Person (II) Anonymität ist gesetzlich nicht durchsetzbar (z.B. (II) die Anonymität ist gesetzlich nicht durchsetzbar (z.B. strafrechtliche Ermittlungen, Kontrollen durch Aufsichtsorgane usw.); (III) die Meldung enthüllt Tatsachen, die zwar außerhalb der Unternehmenssphäre liegen, aber eine Anzeige bei den Justizbehörden erforderlich machen (z.B. terroristische Straftaten, Spionage, Anschläge usw.).

Die gesamte Verarbeitung erfolgt in Übereinstimmung mit den in Artikel 6 und 32 der DSGVO festgelegten Methoden und unter Anwendung geeigneter Sicherheitsmaßnahmen.

Kategorien von Empfängern von personenbezogenen Daten. Ihre Daten werden nur von Personen verarbeitet, die vom für die Verarbeitung Verantwortlichen ausdrücklich dazu ermächtigt wurden, insbesondere von den ernannten (Whistleblowing-)Empfängern.

Weitergabe: Ihre persönlichen Daten werden in keiner Weise weitergegeben.

Aufbewahrungsfrist. Wir möchten Sie darüber informieren, dass unter Einhaltung der Grundsätze der Rechtmäßigkeit, der Zweckbindung und der Datenminimierung gemäß Artikel 5 der DSGVO die Berichte und die zugehörigen Unterlagen so lange aufbewahrt werden, wie es für die Bearbeitung des Berichts erforderlich ist, in jedem Fall aber nicht länger als fünf Jahre ab dem Datum der Mitteilung des endgültigen Ergebnisses des Berichtsverfahrens, unter Einhaltung der in Artikel 12 der Gesetzesverordnung Nr. 24 von 2023 festgelegten Geheimhaltungspflichten. Darüber hinaus werden Ihre Daten für einen Zeitraum aufbewahrt, der die Erreichung der Zwecke, für die sie erhoben und verarbeitet werden, nicht überschreitet, und unter Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen.

Sie haben das Recht, von dem für die Datenverarbeitung Verantwortlichen die Löschung (Recht auf Vergessenwerden), die Einschränkung, Aktualisierung, Berichtigung, Übertragbarkeit und den Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sowie generell alle in den Artikeln 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21 und 22 des DSGV vorgesehenen Rechte auszuüben.

Rechte der betroffenen Person

Als betroffene Person haben Sie das Recht, eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, vorhanden sind oder nicht, auch wenn sie noch nicht gespeichert wurden, sowie deren Mitteilung in verständlicher Form und die Möglichkeit, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzureichen.

Sie haben außerdem das Recht, Auskunft zu erhalten über die Herkunft der personenbezogenen Daten, die Zwecke und Modalitäten der Verarbeitung, die angewandte Logik im Falle einer Verarbeitung mit Hilfe elektronischer Mittel, die Identität des Inhabers der Datenverarbeitung, der Verantwortlichen und des gemäß Artikel 5 Absatz 2 benannten Vertreters, die Personen oder Kategorien von Personen, denen die personenbezogenen Daten mitgeteilt werden können oder die in ihrer Eigenschaft als benannter Vertreter im Staatsgebiet, als Verantwortliche oder Beauftragte davon Kenntnis erlangen können.

Die betroffene Person hat außerdem das Recht auf Aktualisierung, Berichtigung und Vervollständigung der Daten, auf Löschung, Umwandlung in anonyme Form oder Sperrung von Daten, die unter Verstoß gegen das Gesetz verarbeitet wurden, einschließlich Daten, deren Speicherung in Bezug auf die Zwecke, für die die Daten erhoben und/oder verarbeitet wurden, nicht erforderlich ist, sowie auf Datenübertragbarkeit.

Die betroffene Person hat das Recht, sich aus berechtigten Gründen der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten ganz oder teilweise zu widersetzen, auch wenn diese Daten dem Zweck der Sammlung entsprechen; der Verarbeitung personenbezogener Daten, die sie betreffen, zu widersprechen, wenn diese Verarbeitung zum Zwecke des Versands von Werbematerial oder des Direktverkaufs, zur Marktforschung oder zur Handelsinformation erfolgt.